Kepler Universitätsklinikum GmbH

Mit rund 6.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie 1.825 systemisierten Betten ist das Kepler Universitätsklinikum Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus und vereint rund 50 medizinische Fachbereiche sowie Spezialistinnen und Spezialisten aus allen Gesundheitsberufen. Der Standort Med Campus bietet für Patientinnen und Patienten die gesamte Breite des chirurgischen, konservativen und diagnostischen Leistungsangebotes. Hier befindet sich auch ein umfassendes Kompetenzzentrum für Frauen-, Kinder- und Jugendheilkunde. Der Standort Neuromed Campus hat sich in den vergangenen Jahrzehnten als internationales neuromedizinisches Zentrum etabliert. Hier werden Patientinnen und Patienten mit Erkrankungen des Gehirns, des Rückenmarks, des Nervensystems sowie mit psychischen Erkrankungen behandelt.

Mitarbeiterzahl ca. 6.100
Jahresbudget ca. 510 Millionen Euro (Stand 2016)
Standorte Med Campus III. (vormals AKh – Allgemeines Krankenhaus der Stadt Linz), Med Campus IV. (vormals Landes- Frauen- und Kinderklinik Linz), Neuromed Campus (vormals Landes-Nervenklinik Wagner-Jauregg)
Aufgabenstellung

Mit der Zusammenführung der drei renommierten und traditionsreichen Linzer Krankenhäuser AKh Linz, Landes- Frauen- und Kinderklinik Linz und Landes-Nervenklinik Wagner-Jauregg wurde das Kepler Universitätsklinikum am 31.12.2015 gegründet. Dies erfordert die Migration der bestehenden IKT Komponenten zur Schaffung eines standortübergreifenden, weitgehend einheitlichen Krankenhausinformationssystems. Die technische Basis bildet dabei eine neu zu schaffende einheitliche Infrastruktur bestehend aus dem Krankenhausinformationssystem i.s.h.med sowie IS-H und das ERP-System (Rechnungswesen und Logistik). Die Migration erfolgt zeitlich in zwei Schritten: 1.11.2017 technische Migration des Standortes MC4 in das KUK Basis+System (i.s.h.med; IS-H und ERP-System) und ein Jahr später der Neuromed Campus (Planungsstand: Dez. 2017) 

Lösung

Um dem Kepler Universitätsklinikum ein harmonisiertes ERP-System (auf Basis SAP) zur Verfügung zu stellen, wurde dafür im Zuge des IT-Migrationsprogrammes ein eigenes Projekt (ERP P2 – Finanzen und Controlling) etabliert. Da die 2016 eingebrachten Krankenhäuser in vielen Bereichen (z. B. Kontenplan, Sachkonten, Anlagenbuchhaltung u.a.) unterschiedlich organisiert waren, bedurfte es einer intensiven IST-Analyse und einer nachfolgenden fachlichen SOLL-Konzeptphase des Geschäftsbereichs Finanzen und Controlling mit der externen Begleitung der Firma SIAB.

Neben den klassischen Anforderungen im Rechnungswesen mussten zu den Harmonisierungsnotwendigkeiten auch neue Aufgabenstellungen, die sich durch die Komplexität des Universitätsklinikums (z. B. Trennung klinischer Mehraufwand in der Abgangsdarstellung, neue Prozesse in der Abwicklung von Drittmitteln u.a.) ergeben, beispielsweise in Form einer neu einzuführenden Profit-Center Rechnung bewältigt werden. Als große Herausforderung stellte sich die eigentliche Migration aus dem gespag-System in das KUK-System dar. Hier wurden unterjährig drei Buchungskreise in einen bestehenden, aktiven Buchungskreis migriert („aus vier verschiedenen Buchungskreisen wurde ein KUK-Buchungskreis“). Ebenso mussten alle kostenrechnerische Belange, wie beispielsweise die Kostenstellenstruktur völlig neu erarbeitet werden. 

Neben der fachlichen und technischen Migration musste das Team des Geschäftsbereichs Finanzen und Controlling zur eigentlichen Projektarbeit hinaus bestehende Prozesse komplett neu aufsetzen bzw. auch die Schnittstellen zu anderen Bereichen des Unternehmens (wie z. B. Logistik) neu organisieren. Somit wurden zahlreiche organisatorische Themen in der Zielorganisation (Aufbau- und Ablauforganisation) parallel erfolgreich umgesetzt.

„Die Komplexität und das große Volumen des Projekts waren kaum zu überblicken. Nur durch die professionelle und sehr strukturierte externe Begleitung der Firma SIAB (unter der Leitung von Herrn Harald Giritzer)  konnten alle Aufgaben zeitgerecht und nachhaltig gelöst werden. Der wertschätzende Umgang mit meinem Team, das „Dranbleiben“ an den Themen und das Einbringen von unkonventionellen über den Tellerrand schauenden Lösungen waren wesentliche Eckpfeiler, die alle „Energieressourcen des Teams“ zielgerichtet mobilisiert hatten. Durch die enge Abstimmung mit mir als Leitungsfunktion und die umfangreiche kommunikative Vernetzung innerhalb des Teams konnten auch kritische Phasen und rasche Entscheidungen herbeigeführt werden. Kompetenz, Verlässlichkeit, Handschlagqualität umschreiben diesen Partner, der „gefühlt“ mittlerweile unser „Teammitglied“ wurde. Gemeinsam haben wir „Unmögliches“ gemeistert und sind dankbar und stolz auf das perfekte „Zusammenwirken“.

Mag. Gabriela Neumaier, MMBA Leitung Geschäftsbereich Finanzen und Controlling Kepler Universitätsklinikum Linz
SIAB Business Solutions

Das Unternehmen aus Linz zählt zu den führenden Anbietern von Business Software Komplettlösungen. Jahrelange Branchen- und Prozesserfahrungen zeichnen uns darüber hinaus als kompetenten Beratungspartner aus.

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